1. Faça uma pesquisa em um site de busca
a fim de identificar um sistema de informação ERP aplicado à gestão pública.
Responda os itens abaixo:
a. Endereço eletrônico onde o sistema
foi encontrado;
b. Finalidade do sistema
O SINGAP (Sistema Integrado para a Nova
Administração Pública) visa integrar todos os sistemas que representam as
funções desempenhadas pelo setor público, isso numa única plataforma. Com isso,
reduzem-se gastos, otimiza-se o tempo, possibilita a tomada de decisões em tempo
praticamente real, registra-se a história da instituição e dos serviços que ela
presta, além de melhorar o atendimento ao cliente-cidadão.
Ademais,
possui, segundo seus fabricantes, quatro marcantes características: é único, pois acompanha todos os
processos da administração pública (isso deve, é claro, ser efetivado por um SCM
integrado ao sistema), numa única plataforma; evolutivo, visto garantir imediata adequação às mudanças da
organização e da legislação; integrado,
visto relacionar as diversas áreas funcionais da administração; e flexível, por não se exigir a aquisição do pacote completo, podendo a administração optar por
apenas um dos módulos.
c. Principais componentes e recursos;
Os
componentes e recursos do SINGAP são divididos em cinco áreas: gestão global,
recursos humanos, gestão financeira, aprovisionamento e gestão patrimonial e
gestão documental. Antes de começar a descrever que recursos estão em cada
área, é relevante – para tornar mais clara a explanação – observar que os
aplicativos voltados para o negócio (com foco no cliente externo) encontram-se
na gestão global; noutras palavras, o CRM é operacionalizado pelos aplicativos
da citada área. Já os demais têm foco na cadeia de suprimento; ou seja, no SCM.
Além disso, frisa-se que os subsistemas que serão citados não são direcionados
a toda e qualquer entidade pública. Noutras palavras, o SINGAP é
personalizável, não sendo utilizado o pacote completo. Uma entidade pública, ao
adquiri-lo, interessar-se-á apenas pelos sistemas que tenham relação com a sua
atividade.
Na gestão global, estão: o sistema de apoio à decisão, responsável
disponibilização e operacionalização tempestivas de dados internos e externos,
macro e micro, passados e projetados, que possam embasar as decisões
estratégicas da cúpula da instituição; o balanced
scorecard (BSC) é o sistema que
“traduz a missão e a estratégia de uma
empresa em objetivos e medidas tangíveis”(SANTOS, 2008), isso fazendo pela
quantificação – através de indicadores – de todas as metas e objetivos
organizacionais (tanto as voltadas para a otimização da cadeia de suprimentos
quanto as voltadas ao negócio), permitindo assim uma análise e um controle
objetivos dos resultados alcançados pela instituição; o Workflow consiste na automação dos processos – materiais, de
informação e de negócios (BARROS, 1997) –, garantindo assim consideráveis
incrementos na efetividade dos processos (quase extinguindo os retrabalhos e
disponibilizando a informação tempestivamente); o Benchmarking se refere à percepção e análise, contínuos e
sistemáticos, da melhores práticas do mercado, no fito de delas se utilizar
(SPENDOLINI, 1992 apud CARPINETTI; MELO; SILVA, 20--); o controle de qualidade, por meio da quantificação dos níveis de qualidade
aceitáveis, de forma a permitir um acompanhamento contínuo dos processos
organizacionais; o controle de gestão,
sendo o responsável pela análise da gestão em seus vários níveis, estratégico,
tático e operacional; e, por fim, o CRM,
sendo esse voltado para o cidadão.
As
demais áreas, doravante, não serão sucintamente descritas. Fez-se isso com a
precedente por ser a que se nutre com os dados das demais e por ser,
simultaneamente, a gestora de todos os processos organizacionais.
Na
área recursos humanos, estão os
seguintes sistemas: gestão de pessoal, processamento de vencimentos, portais
web, avaliação de desempenho (SIADAP), BDAP (base de dados da AP), horas
extraordinárias, comparticipações da ADSE, gestão da formação, recrutamento e
seleção, ajudas de custo e despesas de deslocação, gestão de concursos, gestão
de assiduidade, medicina do trabalho e gestão de beneficiários. Em linhas
gerais, pode-se afirmar que tudo relacionado aos gastos, à capacitação, à
renovação do quadro funcional, aos benefícios e à satisfação dos servidores é
gerenciado e operacionalizado pelos sistemas citados.
A gestão financeira é constituída por: Contabilidade
Pública (POCP, POC-E, POCMS, POCAL), Gestão Orçamental, Contabilidade Analítica,
Previsão Orçamental, Gestão do PIDDAC, Conta de Gerência, Preparação de
Orçamentos, Gestão de Encomendas e Facturação, Gestão de Tesouraria e
Reconciliação Bancária, Home-Banking, Preparação de Orçamentos, Prestação de
Contas, Exportador SIC, Guias de Receita do Estado. Grosso modo, esses sistemas
operacionalizam todos os registros contábeis da organização e todas as suas
movimentações financeiras.
A
matriz de aprovisionamento e gestão
patrimonial é composta por: Cadastro e Inventário dos Bens(CIB), Gestão de
Aprovisionamento, Gestão de Stocks, Portal das Propostas de Aquisição, Portal
das Requisições ao Armazém, Plataforma Transaccional de Compras, Gestão de Bens
Móveis, Gestão de Imóveis, Portal de Pedidos de Transferência de Bens, Recepção
e Expedição de Materiais, Gestão de Empreitadas, Obras de Conservação e
Manutenção, Portal das Assistências e Manutenções, Gestão de Veículos, Gestão
de Facturação, Gestão de Contratos Plurianuais, Apoio à Recepção de Visitantes,
Gestão de Telefones e Telemóveis, Reprografia, Gestão de Cemitérios, Orçamentação
e Gestão de Rochas Ornamentais. Como se vê – apenas se considerando a nominação
de cada sistema –, nessa matriz se gerencia o inventário (que registra as
alterações patrimoniais) e as movimentações de materiais.
Por
fim – na gestão documental –, há: Registro
de documentos externos e internos, Classificação de documentos, Digitalização
de documentos, Anexação e gestão de versões de documentos, Circulação interna e
workflows, Assinatura eletrônica, Cartão do Cidadão, Controlo de prazos, Segurança
e perfis de acesso, Alertas e notificações, Portal de Gestão Documental, Gestão
de Processos (BPM). Nessa matriz, gerencia-se o inumeráveis e variados
documentos – em quaisquer que sejam os suportes em que se apresentem –,
buscando a aplicação dos princípios da Arquivologia e primando pela efetividade
de todo o processo.
d. Vantagens e Desvantagens
As
vantagens já foram elencadas na resposta ao item anterior. Todavia, destaca-se
o fato de que, nos dias atuais, não se é possível uma efetiva administração –
muito menos de recursos públicos, por serem, em relação aos empreendimentos do
mesmo espaço geográfico, geralmente numerosos e vultosos – sem que se utilize
de sistemas ERP. Uma empresa (não se pode perder de vista a certeza de que os
entes públicos são empresas com um público mais complexo que as organizações
privadas) na qual o SCM e o CRM não estão integrados não conseguirá atender as
necessidades sempre crescentes e atuais de seus clientes.
Não
há, a rigor, desvantagens num bom sistema ERP. Há, na verdade, dificuldades em
sua implementação. O custo é elevado – não somente na implantação, como também
na manutenção –, pois exige pesados investimentos em tecnologia e em
capacitação. Além disso, há, via de regra – principalmente no setor público –,
grande resistência à sua implementação, visto exigir uma reengenharia na
cultura organizacional.
2. Descreva as funções de negócios
voltadas para a administração pública e apoiadas pelos sistemas CRM e SCM.
As
funções de negócios do SINGAP são as
que são operacionalizadas e gerenciadas pela área de gestão global. Estão
descritas no segundo parágrafo do item “c” da primeira questão. Todavia – num
tributo à clareza –, serão citados quais se encaixam ao CRM e quais viabilizam
o SCM. Nesse, estão o Workflow (que automatiza processos) e o controle de
qualidade (que garante o correto funcionamento da organização, como um todo).
No CRM, estão o sistema de apoio à decisão, o BSC, o Benchmarking e o controle
de gestão. Essa separação não é estanque, rígida. Há sistemas que cuidam,
simultânea ou espaçadamente, da cadeia de suprimentos e do relacionamento com
os clientes. Assim, os que tem mais funções voltadas para o processo, são
catalogados como SCM; os em que predomina o negócio, para o CRM.
3. Citar as vantagens e desvantagens de
se usar uma ferramenta de BI (Business Intelligence) como solução de geração de
informações gerenciais em uma organização que tem diversos sistemas de
informação sem muita integração e com os executivos fazendo intensivo uso de
planilhas eletrônicas.
O
que é um BI (Business Intelligence)? É um ERP na plataforma Web. O que é um
ERP. É o SCM e o CRM operando, integradamente – formando um só sistema –, na
mesma plataforma. A grande vantagem do BI em relação ao ERP é o acesso e a
interatividade. Acesso, por poder se conectar com qualquer base de dados da rede
mundial; interatividade, por se permitir comunicar com outros sistemas da
citada rede. A Web é a plataforma majoritária do mundo virtual. Em breve, será
praticamente a única. Enxergando isso, as grandes corporações há muito que
estão migrando todos os seus aplicativos para a Web; algumas já concluíram todo
o processo. Como exemplo, há dois bancos de escala nacional e internacional:
Caixa Econômica e Banco do Brasil. Ambos, paulatina e solidamente, estão
“aposentando” os aplicativos que não “rodam” na internet.
Quanto
às desvantagens, faz-se o mesmo comentário constante no segundo parágrafo do
item “d” da primeira questão:
Não há,
a rigor, desvantagens (..). Há, na verdade, dificuldades em sua implementação.
O custo é elevado – não somente na implantação, como também na manutenção –,
pois exige pesados investimentos em tecnologia e em capacitação. Além disso,
há, via de regra – principalmente no setor público –, grande resistência à sua
implementação, visto exigir uma reengenharia na cultura organizacional.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
CARPINETTI, Luiz
César Ribeiro; MELO, Alexandre Meneses de; SILVA, Wendell Thales Silgueiro e. Utilização do Benchmarking por Empresas
Brasileiras. São Paulo: FAPESP, 20--. Disponível em: < http://www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP2000_E0205.PDF>. Acesso em 12 de
setembro de 2012.
SANTOS, Marco Antônio
Pereira dos. O que é Balanced Scorecard. [S.l], 2008. Disponível em:< http://www.portaleducacao.com.br/gestao-e-lideranca/artigos/3949/o-que-e-balanced-scorecard> Acesso em 11 de setembro
de 2012.
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